Convenio No. 5211087 suscrito entre Ecopetrol S.A y la Unión Temporal Corporación calidad. Universidad Jorge Tadeo Lozano, Proyecto de Operaciones Logíticas, OHS 18001 o RUC.
El objetivo de este convenio es el de lograr un impacto en el desarrollo de proveedores de Ecopetrol. Para lograr esta meta generamos una estrategia que involucró la Universidad como investigación, la consultoría y la capacitación. Se levantó una línea base con consultores expertos, se diseñó una capacitación en logística para empresarios, un seminario de costos y un modelo de plan de mejoramiento empresarial direccionado a la reducción de costos logísticos. Se realizaron estudios de competitividad para las nueve regiones petroleras vinculadas al proyecto, nueve foros y un banco de casos de estudio de estas empresas que está en implementación. En la siguiente figura se muestra la triada a partir de la cual funcionó el proyecto.
En principio se seleccionó una muestra conformada por pequeñas y medianas empresas que tienen entre 10 y 74 empleados. Estos negocios tienen ventas anuales entre 225.952 y 78.213.290 dólares y en la mayoría de los casos su principal cliente es Ecopetrol. Estas empresas se dedican a actividades de ingeniería, alquiler de maquinaria y equipo, comercio al por mayor de materias primas, papel y cartón, prendas de vestir, artículos de ferretería, cerrajería, productos de vidrio, pinturas, muebles para oficina, autopartes, productos de madera, productos químicos, mantenimiento y reparación de maquinaria y equipos, trabajos de electricidad y otras actividades empresariales. De las 140 empresas 32 cuentan con la certificación ISO 9001, tres con OHSAS, tres cuentan con otras certificaciones, tres actualmente están en la implementación de la ISO 9001 y 103 no tienen ninguna certificación de calidad.
Una vez seleccionada la muestra se realizó un diagnóstico empresarial a cada una de las empresas. Se levantó una línea base donde el diagnóstico determina si la logística está incorporada como un tema clave en la organización, si existen indicadores y mecanismo de medición y análisis de la información que permitan la toma de decisiones y por ultimo si se ha desarrollado un enfoque para el desarrollo de la cadena de abastecimiento. Este diagnóstico evaluó aspectos de aprovisionamiento, almacenamiento, inventario, transporte y distribución, servicio al cliente y costos logísticos. Después de realizado el diagnóstico se diseñó y realizó una capacitación de 120 horas los empresarios de la muestra seleccionada. La capacitación tuvo como objetivo que cada una de los asistentes por parte de las empresas se apropiara del conocimiento en logística y además seleccionara dos herramientas de las diseñadas para aplicarlas en su organización.
A través de un focus group realizado con cinco expertos en logística se diseñaron 15 herramientas para el mejoramiento logístico. Se desarrolló un software para la gestión logística a partir de las herramientas definidas. En la actualidad el software se está instalando en 104 empresas del país como prueba piloto.Se definieron planes de mejoramiento logístico para la reducción de costos.
Principales contribuciones
La selección de las herramientas evidencia que los intereses de los empresarios principalmente apuntan a tener una buena selección de proveedores, planear la distribución, administrar inventarios y brindar un buen servicio al cliente. El 100% de las empresas de la muestra ya ha implementado la herramienta de costos logísticos. A partir de la evaluación de esta herramienta se detectó que los mayores problemas estaban en el control de inventarios, stock averiado, faltantes, existencias obsoletas y evaluación de proveedores. Actualmente se están ejecutando los planes de mejoramiento logístico por parte de cada una de las empresas, se ha medido una segunda línea base de salida y a futuro la meta es poder realizar otra medición para comprobar la reducción de costos.
El resultado final del estudio es un procedimiento de diagnóstico para evaluar el estado de la logística por medio de indicadores para las áreas de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte, distribución y servicio al cliente, una metodología para el conocimiento de los costos logísticos de la empresa y las herramientas que permitirán mejorar los procesos por áreas implementadas en un software, mejorando la forma de operación logística de la organización.
Con base en los resultados obtenidos a partir de la primera muestra de empresas donde se realizó el diagnóstico, se evidenció el desconocimiento de los costos logísticos de la organización y la necesidad de su reducción, por lo cual se diseñó en el año 2011 una herramienta adicional que permite evaluar los costos logísticos de las empresas.
Finalmente, cuando el empresario conoce sus costos logísticos, el objetivo es llegar a su reducción. Para esto se propuso una estructura de Plan de Mejoramiento Logístico que incluye: problema, actividad, descripción de la actividad, meta, indicador, cronograma, fuente de financiación y resultado.
La conclusión que se deduce de los resultados obtenidos es que a partir del diagnóstico y la identificación de los costos logísticos, se puede evaluar el estado de la logística por medio de indicadores para las áreas de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte, distribución y servicio al cliente, identificando problemas a solucionar mediante un plan de mejoramiento logístico, donde las herramientas diseñadas pueden contribuir a la disminución de costos, mejoramiento de procesos y por tanto al aumento de la competitividad de las pequeñas empresas.
Esta metodología es replicable a cualquier empresa pequeña en cualquier sector económico ya que la muestra incluyó empresas pequeñas dedicadas a diferentes negocios. El proyecto también incluía un proceso de certificación en OHSAS 18001 para otra muestra de empresas, de las cuales llevamos a la certificación a 93 de 98 con una efectividad del 95%.