¿Cuál es el procedimiento de una Conciliación en nuestro Centro de Conciliación Utadeo?
En la fecha y hora prevista para la celebración de la audiencia, el conciliador asignado dará a quienes han sido citados, un margen de máximo quince (15) minutos, para que comparezcan. Los recibirá y a medida que vayan llegando, los ubicará en la sala (presencial o virtual) de audiencias destinada para su celebración.
En caso de que la audiencia sea virtual o se vaya a celebrar en modalidad híbrida (presencial - virtual), en el orden en que las personas se vayan conectando a través de la plataforma dispuesta para ello, se les permitirá el acceso a la reunión previamente creada, dándose el mismo margen de tiempo de espera.
Presentes los convocantes y convocados, se harán las presentaciones personales de rigor. A quienes asisten virtualmente se les solicitará que exhiban su documento de identidad ante la cámara, permitiendo así verificar con exactitud los datos de quienes fueron citados a la audiencia.
Se brindará a las partes la información relacionada con las obligaciones y atribuciones del conciliador, el objeto de la audiencia, los beneficios, propósitos, alcances y límites de la conciliación.
En la audiencia de conciliación las partes deberán determinar con claridad los hechos alegados y las pretensiones que en ellos se fundamentan para facilitar la consecución del acuerdo. Si los interesados no plantean fórmula de arreglo, el conciliador propondrá las que considere procedentes para la solución de la controversia.
El conciliador podrá discutir por separado con cada una de las partes (entrevistas privadas), en la búsqueda de la fórmula de conciliación.
Culminada la audiencia podrán darse los siguientes resultado:
1. El acuerdo conciliatorio puede darse sobre la totalidad los asuntos relacionados con el objeto de la controversia, lo que generará redactar y suscribir el acta de conciliación total.
2. Si la audiencia culmina con acuerdo parcial, se elaborará y suscribirá el acta, con los puntos acordados.
3. Si la parte asiste de forma presencial firmará el acta, si lo hace virtual, aprobará el acuerdo haciendo uso de las herramientas tecnológicas y autorizará al conciliador a la suscripción del acta, momento que quedará en los registros del Centro de Conciliación.
4. En aquellos casos en los que la audiencia termine sin acuerdo conciliatorio, se expedirá una constancia en este sentido, declarando fracasada la audiencia de conciliación y se procederá a su archivo.
5. De igual forma se expedirá la constancia, si llegada la hora y fecha de la audiencia, las partes o una de ellas no comparece. Se indicará en la constancia, la(s) justificación(es) que se allegue(n), a más tardar dentro de los dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de celebración de la audiencia.
La audiencia será o podrá ser suspendida a petición expresa de las partes; en estos casos, el conciliador dejará evidencia de ello y de las razones que motivaron la toma de esta decisión. También es susceptible de suspensión, cuando el conciliador encuentre elementos de juicio respecto de la existencia de ánimo conciliatorio (Artículo 63, Ley 2220 de 2022).
Cuando se presente una solicitud de conciliación y el asunto no sea conciliable de conformidad con la ley, el conciliador expedirá la constancia de asunto no conciliable dentro de los 10 días calendario a la presentación de la solicitud. Así mismo, “si durante el trámite de la audiencia se observare que no es procedente se expedirá la respectiva constancia y se devolverán los documentos aportados” (Artículo 54, Ley 2220 de 2022).