Utadeo ingresa a la era de la factura electrónica

Utadeo ingresa a la era de la factura electrónica

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Utadeo ingresa a la era de la factura electrónica
Viernes, Septiembre 11, 2020
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A partir de este lunes 14 de septiembre, en línea con la normativa del Gobierno Nacional, nuestra Universidad emitirá las facturas electrónicas de venta para todos los servicios que ofrecemos.

Según la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, expedida por la DIAN, todas las empresas y personas naturales que se encuentren obligadas a facturar deberán hacerlo electrónicamente, con plazo máximo al mes de noviembre de este año.  Lo anterior ajustado al proyecto de masificación de la factura electrónica, liderada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con el fin de generar mecanismos más ágiles, transparentes y eficientes en ámbito fiscal, administrativo y comercial.

De este modo, nuestra Universidad, dando cumplimiento a la regulación vigente, adoptará la emisión de la factura electrónica para todos los servicios y ventas que esta ofrece, entre ellos pagos de matrículas, inscripciones, arrendamientos, multas de biblioteca, mensualidad del gimnasio, venta de libros y expediciones de certificados académicos, entre otros.

En ese sentido, vale la pena aclarar que la emisión de la factura en ningún caso implica una doble orden de matrícula u orden de pago, pues esta se configura como el soporte de la transacción de venta o servicios efectuado por la Universidad, la cual es previamente validada por la DIAN.

Por otro lado, los procesos académicos y los servicios en general que presta la Universidad continuarán funcionando de la misma manera, entre ellos los que tienen que ver con la automatrícula y las solicitudes de certificaciones

El proceso es muy sencillo. Para los estudiantes, la Universidad emitirá la orden de pago por cualquiera de los servicios y ventas que esta presta, mientras que para otros públicos (en algunos casos profesores, administrativos y externos), el proceso de emisión de las facturas continuará conforme a lo actualmente establecido.

Luego de ello, el estudiante, profesor, administrativo o externo podrá realizar el pago a través de canales electrónicos, en las entidades bancarias o de financiación autorizadas. Tras aplicar el pago, la Universidad tendrá hasta cinco días para emitir la factura y enviarla al correo electrónico registrado, en un formato pdf y xml. En el caso de los estudiantes, este documento siempre llegará a su correo institucional.

Todos los datos consignados en la factura, entre ellos el correo electrónico, son sujetos al tratamiento de datos, incluyendo los de los estudiantes, quienes aceptaron el manejo y reporte de información desde su proceso de admisión a la Universidad.

 

Cambios en el proceso administrativo

Con la entrada en vigencia de la factura electrónica se elimina la documentación física y se modifica el trámite para la recepción y emisión de las facturas. En ese orden de ideas, la facturación electrónica emitida por los proveedores de la Universidad se centralizará a través del correo electrónico: radicacionfacturas@utadeo.edu.co, y por lo tanto, ningún profesor o administrativo deberá recibir directamente estos documentos. También contaremos con un nuevo trámite para la solicitud de emisión de facturas.

Para fortalecer este trámite administrativo, la Dirección Financiera se reunirá en los próximos días con las diferentes dependencias y áreas académicas de la Universidad, con el objetivo de capacitar a administrativos y profesores sobre los pasos que deben tener en cuenta para llevar a cabo sus legalizaciones y demás trámites contables relacionados con la facturación electrónica.

Aquí resolvemos otras dudas sobre cómo funcionará la facturación electrónica en la Universidad:

 

¿Cómo sabrá la universidad a qué e-mail enviar la factura electrónica?

Si eres estudiante, la factura electrónica llegará a tu cuenta de correo institucional de la Universidad. Para los demás casos, la factura llegará al correo que la persona informe al momento de emitir la orden de pago.

 

¿Puedo solicitar una copia física de la factura electrónica?

Si una persona, por alguna situacion, manifiesta que no puede recibir digitalmente la factura, esta se podrá imprimir.

 

Reconocimiento personería jurídica: Resolución 2613 del 14 de agosto de 1959 Minjusticia.

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