La Universidad le cuenta: ¿Qué pasó con la plataforma de inscripción de asignaturas, matrícula y horarios?

Durante los meses de diciembre y enero fueron evidentes las dificultades que se presentaron en la primera fase de implementación de la nueva plataforma de gestión académica Universitas XXI. La Universidad quiere ofrecer de nuevo una disculpa a los estudiantes afectados por esta situación.

Con el propósito de que todos compartamos la misma información, queremos contarle a la comunidad, qué es Universitas XXI, porqué se decidió adoptar esta herramienta, cuáles fueron los problemas que se presentaron en esta fase y cómo se atendieron.

¿Qué es Universitas XXI?

Universitas XXI es una de las plataformas tecnológicas del proyecto Sistema de Información Integrado, que administra la información académica de estudiantes, profesores, programas, cursos, etc., y la articula con la información financiera. Universitas  organiza y simplifica los procedimientos y permite hacerlos en línea, unifica la información y agiliza la gestión académica.

¿Porqué este sistema de gestión académica?

La dinámica de crecimiento de la Universidad fue generando con el tiempo un manejo de la información académica a través de diversas soluciones tecnológicas, adquiridas y/o desarrolladas de acuerdo con las necesidades de atención de los estudiantes de una manera espontánea y desarticulada. Como consecuencia, cada área manejaba su información de manera aislada, generando, entre otras dificultades, duplicidad, dispersión y pérdida de la información, en un esquema que afectó la definición de procedimientos unificados.

La plataforma Universitas XXI fue seleccionada por un grupo de expertos que evaluaron distintas opciones tecnológicas de integración de información académica. Ellos encontraron que más de 60 universidades de Europa y América han adoptado esta herramienta, 20 de las cuales son de Colombia.

¿Cuáles fueron los problemas que se presentaron en esta fase?

Los problemas, que afectaron alrededor del 20 por ciento de los estudiantes que ingresaron a la Universidad este semestre y tienen que ver con el sistema y el proceso, fueron:

En Universitas

• Asignación de citas de estudiantes de doble programa
• Desconocimiento de los estudiantes de la forma como opera el sistema para elaborar sus horarios

En el proceso

• Homologaciones para estudiantes de doble programa, reingresos, reintegros y transferencia interna
• Oferta cruzada Bogotá-Cartagena
• Pre-requisitos de asignaturas
• Oferta de electivas
• Cargue de resultados Icfes para validación de asignaturas

¿Cómo se atendieron estos problemas?

Para atender estos problemas, se habilitaron espacios de atención personalizada que se sumaron a la mesa de ayuda, rebasada en su capacidad de atención y servicio. 

A todos los estudiantes que perdieron alguna clase en la primera semana, porque tuvieron problemas en su proceso de inscripción de asignaturas, les informamos que estas serán reemplazadas, según acuerdo con directores y profesores de programa.

Como aprendizaje de esta situación, hemos registrado lecciones importantes que estamos revisando y que servirán para tomar decisiones que garanticen la operación eficiente de la plataforma en el próximo proceso de matrícula.

Ahora tenemos que identificar, entre todos, los ajustes y mejoras, que se deben implementar. Para ello se convocarán mesas de trabajo, en las que será fundamental la participación de los estudiantes.

El proceso participativo empieza con sus aportes, que puede hacernos llegar en el siguiente espacio de comentarios. 

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