La Universidad le cuenta: ¿Qué pasó con la plataforma de inscripción de asignaturas, matrícula y horarios?

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Lunes, Enero 26, 2015

Durante los meses de diciembre y enero fueron evidentes las dificultades que se presentaron en la primera fase de implementación de la nueva plataforma de gestión académica Universitas XXI. La Universidad quiere ofrecer de nuevo una disculpa a los estudiantes afectados por esta situación.

Con el propósito de que todos compartamos la misma información, queremos contarle a la comunidad, qué es Universitas XXI, porqué se decidió adoptar esta herramienta, cuáles fueron los problemas que se presentaron en esta fase y cómo se atendieron.

¿Qué es Universitas XXI?

Universitas XXI es una de las plataformas tecnológicas del proyecto Sistema de Información Integrado, que administra la información académica de estudiantes, profesores, programas, cursos, etc., y la articula con la información financiera. Universitas organiza y simplifica los procedimientos y permite hacerlos en línea, unifica la información y agiliza la gestión académica.

¿Porqué este sistema de gestión académica?

La dinámica de crecimiento de la Universidad fue generando con el tiempo un manejo de la información académica a través de diversas soluciones tecnológicas, adquiridas y/o desarrolladas de acuerdo con las necesidades de atención de los estudiantes de una manera espontánea y desarticulada. Como consecuencia, cada área manejaba su información de manera aislada, generando, entre otras dificultades, duplicidad, dispersión y pérdida de la información, en un esquema que afectó la definición de procedimientos unificados.

La plataforma Universitas XXI fue seleccionada por un grupo de expertos que evaluaron distintas opciones tecnológicas de integración de información académica. Ellos encontraron que más de 60 universidades de Europa y América han adoptado esta herramienta, 20 de las cuales son de Colombia.

¿Cuáles fueron los problemas que se presentaron en esta fase?

Los problemas, que afectaron alrededor del 20 por ciento de los estudiantes que ingresaron a la Universidad este semestre y tienen que ver con el sistema y el proceso, fueron:

En Universitas

Asignación de citas de estudiantes de doble programa
Desconocimiento de los estudiantes de la forma como opera el sistema para elaborar sus horarios

En el proceso

Homologaciones para estudiantes de doble programa, reingresos, reintegros y transferencia interna
Oferta cruzada Bogotá-Cartagena
Pre-requisitos de asignaturas
Oferta de electivas
Cargue de resultados Icfes para validación de asignaturas

¿Cómo se atendieron estos problemas?

Para atender estos problemas, se habilitaron espacios de atención personalizada que se sumaron a la mesa de ayuda, rebasada en su capacidad de atención y servicio.

A todos los estudiantes que perdieron alguna clase en la primera semana, porque tuvieron problemas en su proceso de inscripción de asignaturas, les informamos que estas serán reemplazadas, según acuerdo con directores y profesores de programa.

Como aprendizaje de esta situación, hemos registrado lecciones importantes que estamos revisando y que servirán para tomar decisiones que garanticen la operación eficiente de la plataforma en el próximo proceso de matrícula.

Ahora tenemos que identificar, entre todos, los ajustes y mejoras, que se deben implementar. Para ello se convocarán mesas de trabajo, en las que será fundamental la participación de los estudiantes.

El proceso participativo empieza con sus aportes, que puede hacernos llegar en el siguiente espacio de comentarios.

Si usted desea una respuesta inmediata de su comentario, por favor déjenos también su correo electrónico.

Comentarios

Personalmente creo que no es

Enlace permanente Enviado por Laura (no verificado) el Mar, 01/27/2015 - 09:03

Personalmente creo que no es hora de venir a pedir disculpas, en mi caso pase todas nis vacaciones intentado hacer horario, como no estaba en Bogotá pues corrí con la hermosa suerte de poder hacer mi horario hasta enero. Dicen que se encargó a personas capacitadas para solucionar esto pero es mentira, el simple echó de llamar ya era una pérdida de tiempo y ni hablar del chat en línea, jamás devolvían llamada y cerraban el caso porque si. El día 8 de enero fui personalmente a inscribir materias y se supone que 24h después salía el recibo de pago, pues para mi suerte me tocó ir a la universidad el miercoles de la siguiente semana porque jamás salió dicho recibo de pago. Con todo lo que escribí creen seriamente que el sistema fue algo bueno para la universidad? Creen que tener más clases de cátedra mejora la educación? No se le cruzó por la cabeza realizar pruebas? No creyeron que debieron implementar el sistema en el transcurso del semestre y no en diciembre cuando muchos estudiantes no se encontraban en Bogotá? Que opinan del artículo de la revista semana? No les da vergüenza que la.universidad este tan pordebajeada? Ahora es un interés lucrativo más que pedagógico? Yo los invito a que den la cara de verdad, realicen una reunión, exista debate. Donde TODOS opinemos.

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Creo que una de las lecciones

Enlace permanente Enviado por un estudiante mas (no verificado) el Mar, 01/27/2015 - 09:11

Creo que una de las lecciones mas grandes es informar con mas tiempo a los estudiantes de cambios que les afecte directamente para así evitar especulaciones y teorías de conspiración. Ademas, teniendo en cuenta los estudiantes casi ni ven su correo inatitucional ni procuran enterarse de estas cosas (hasta que algo sale mal). Gracias por la aclaración.

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He sido participe de los

Enlace permanente Enviado por José Luis Valbuena (no verificado) el Mar, 01/27/2015 - 09:24

He sido participe de los proyectos de implementación de herramientas tecnológicas de la Universidad, y conocedor de las dificultades que se presentan en la puesta en funcionamiento; Universitas XXI no es la excepción y sé que la Universidad ha manejado estas contingencia con seriedad y ha dispuesto a muchos colaboradores para atender los casos. Debemos ser concientes de los beneficios que traerá a corto plazo la herramienta y no concentrarnos en los posibles problemas que se presentan en este momento.

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Soy profesora de planta de

Enlace permanente Enviado por Ximena Díaz (no verificado) el Mar, 01/27/2015 - 09:39

Soy profesora de planta de Artes Plásticas y mi curso Medios I tuvo que ser cerrado por problemas de la plataforma. Dado que la plataforma ofreció un horario equivocado del curso a los estudiantes, combinando días y horarios diferentes en diferentes momentos del semestre, para los estudiantes fue imposible poder inscribir el curso, que nunca antes había tenido baja inscripción por ser obligatorio. Espero puedan resolver estas dificultades y probar el sistema muy bien antes de volver a iniciar el proceso de inscripción.

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Buenos días, soy estudiante

Enlace permanente Enviado por Brayan David Ca... (no verificado) el Mar, 01/27/2015 - 10:37

Buenos días, soy estudiante de comercio internacional de octavo semestre, soy uno de los muchos afectados dentro del proceso de implantación de esta plataforma y quisiera que me explicaran cual fue el problema con migo, ya que yo no aplico para ninguno de los problemas mencionados por ustedes anteriormente (Asignación de citas de estudiantes de doble programa, Desconocimiento de los estudiantes de la forma como opera el sistema para elaborar sus horarios, Homologaciones para estudiantes de doble programa, reingresos, reintegros y transferencia interna,Oferta cruzada Bogotá-Cartagena, Pre-requisitos de asignaturas, Oferta de electivas, Cargue de resultados Icfes para validación de asignaturas). Por otro lado quisiera discrepar en cuanto a lo que ustedes nombran anteriormente en cuanto a que "atendieron estos problemas", ya que en mi caso, yo realice mi proceso de inscripción de asignaturas, en el momento que me asignaron, hice el pago correspondiente posteriormente; De las 5 materias que había inscrito me dejaron únicamente dos. Me dirigí a buscar ayuda a lo que ustedes llaman "ESPACIOS DE ATENCIÓN PERSONALIZADA" con lo cual lo único que pude conseguir fue perder dos horas y media de mi tiempo realizando la fila, ya que cuando me correspondió mi turno de pasar, explique mi caso, a lo que me contestaron simple y llanamente :" lo siento mucho, pero no podemos hacer nada,eso fue error de sistema, acomódese a los horarios que hay o no vea las materias que le sacaron déjelas para el otro semestre". De este día a hoy han pasado exactamente ocho días, en los cuales no me han dado respuesta ni en la facultad, ni en los dichosos espacios de atención personalizada, a donde regrese el viernes pasado y tampoco conseguí ayuda y por lo cual envió este mensaje con el fin de mirar si por este medio si me pueden solucionar algo o también pierdo mi tiempo. De antemano muchas gracias y quedo a la espera de una respuesta pronta y concisa.

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Yo tuve inconvenientes por

Enlace permanente Enviado por Diana Morales (no verificado) el Mar, 01/27/2015 - 10:41

Yo tuve inconvenientes por falta de cupos ya que la universidad dejó a los de doble programa para el final,cuando tenemos mayor carga académica y es obvio que deberíamos tener la prioridad en el proceso de inscripción porque tenemos que extracreditar y meter muchisimas materias. En vista de ver la ineficiencia de la facultad de diseño gráfico que se fue en vacaciones dejandonos a todos los de doble programa con el problema, acudí a rectoria directamente, donde me ayudó Sandra Duran y Yirama Castaño, quienes me aseguraron que para los estudiantes de diseño gráfico iban a abrir nuevas ofertas de cupos el 6 de enero. Vine a la universidad el 6 de enero convencida de que habían abierto nuevos cupos y como raro fue una total mentira y falta de respeto, la facultad seguía de vacaciones y no habían abierto nuevos cupos. Volví el 7 para que me dijeran nuevamente que no podía hacer nada. La facultad de diseño gráfico jugó con mi tiempo,me citaban,yo llegaba puntual y me dejaban plantada. Finalmente la misma Yirama Castaño (asistente de la rectora) tuvo que acompañarme para finalizar la inscripción de mis materias y logré meter mis 21 créditos completos. La facultad de diseño gráfico nunca tomó en serio mi caso y como lo dije en un mensaje que envié a rectoria y a diseño gráfico, responsabilizo a la universidad por lo que pueda pasarme los martes y jueves que salgo a las 8pm y llego a mi casa, que queda junto a la conejera a las 10 pm. Exijo que se mejore el equipo de trabajo y la calidad humana de la facultad de diseño gráfico ya que la matricula de 7 millones y pico me permiten exigir eficiencia y buen trato. El otro semestre necesito que mi horario se acomode a mis necesidades, necesito que prioricen mi caso porque se que tendrán 2000 casos más, pero para mí este es el mio y es importante. Aquí estaré metida desde el primer día de inscripción el otro semestre para que no tenga que pasar por todo esto que me han hecho pasar ustedes. Gracias

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Buenas Tardes mi comentario

Enlace permanente Enviado por Diana Camila Puerto (no verificado) el Mar, 01/27/2015 - 15:37

Buenas Tardes mi comentario es dirigido acerca del problema que hubo con la pagina al inscribir mis asignaturas, no cargaban los grupos y habían muy poquitos cupos en las asignaturas de mi carrera que no pude inscribir casi asignaturas por falta de cupos y me toco llenar con electivas porque se demoro en llegarme la cita para inscribir materias gracias

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Como estudiante afectado de

Enlace permanente Enviado por Oscar Nuñez (no verificado) el Mar, 01/27/2015 - 15:50

Como estudiante afectado de doble programa (DI y publicidad), me encuentro sumamente inconforme!, pues desde que inicio el proceso de inscripción, hasta la primera semana de clases, me vi en la obligación de asistir 5 veces, prometiéndome una solución, pues como era de esperarse (al ser los ultimos en inscribir) me quede sin cupo en un taller. Efectivamente, faltando 2 días para iniciar clases, y luego de haber hablado con todos los entes administrativos, me confirmaron que no me podrían abrir cupo en el taller y que debía 'meter lo que halla'. Ahora, luego de haberme visto forzado de regresar a Bogotá para cumplir con estas citas, totalmente insuficientes, en la primera semana de clases volví a pedir alguna solución urgente! para poder inscribir el taller (recalcando que tuvieran encuenta mi promedio e historial academico, ademas que el error no fue mio sino de la Universidad), una vez mas me negaron la posibilidad de habilitarme este taller, resignado solicite la apertura en un segundo taller, también me la negaron, y me expilcaron que era 'imposible' inscribir a un estudiante con promedio de 4.3, que nunca ha perdido o retirado una materia y hace doble programa, en el taller pedido y de hecho, en ningún otro taller con cupo lleno, debía escoger entre los talleres, que por sus temáticas, dinámicas de trabajo y calidad de los profesores, aún tenían cupo; si fuera otra asignatura (distinta aun taller de 8 créditos) si podrían "ayudarme". Finalmente, luego de más de un mes sin ninguna solución, me vi forzado a inscribir uno de los talleres que tenia cupo, pero debia retirar una materia que se cruzaba, así que lo hice, confiando en que en este caso al no ser una materia de taller si me ayudarían a inscribirlo en un grupo que se acomodaba a mi horario, pero estaba lleno. Al solicitar el cupo en la facultad me contestaron que TAMPOCO podian abrirme cupo en esa materia y que por lo tanto NO HABIA NADA QUE HACER. En conclusión, no pude meter el taller deseado, no pude meter las materias desadas ( que para estudiantes que estámos finalizando la carrera, es totalmente perjudicial, y significa, en muchos casos, otro semestre más) ni la cantidad de créditos deseada, ademas que en ningún punto la Universidad me brindo una solución, porque esta claro que "METER LO QUE HALLA" NO! es una solución. y me parece una falta de respeto SUMAMENTE GRAVE que se tomen la formación académica de uno como un juego y no con la seriedad que debería.

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Entre los aspectos a mejorar

Enlace permanente Enviado por Felipe (no verificado) el Mar, 01/27/2015 - 17:39

Entre los aspectos a mejorar en el portal de inscripción de materias, esta el permitir - como en el anterior sistema - la visualización de los grupos y horarios, que tiene determinada asignatura en una misma pantalla, ya que fue bastante tedioso, primero tener que seleccionar la asignatura, poner siguiente para ser redirigido a la pantalla de grupos y luego tener que devolverse por que la asignatura escogida presenta cortes con otra escogida o se encuentra en un horario en el que el estudiante no cursa materias. Es mucho mas sencillo conocer en una misma pantalla el horario de la asignatura. Otro aspecto que pudé notar fue que algunas materias - en particular electivas interdisciplinares - no mostraban los grupos ni horarios, simplemente aparecía en blanco. Con respecto al portal de estudiantes, la visualización de los horarios generó algo de confusión por la selección de un "periodo" el cual mostraba algunas materias pero al seleccionar otro periodo no. Una herramienta que se rescata y podría ayudar a simplificar el proceso de inscripción de asignaturas, - "mi oferta de asignaturas matriculables" - es poder visualizar y conocer acerca de las asignaturas a cursar, sin embargo esta herramienta debería eliminar de su lista las materias ya cursadas y aprobadas, así como electivas que no se pueden cursar por falta de pre-requisitos. Espero todos los comentarios se tomen en cuenta, gracias por su atención.

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hola buen día como están

Enlace permanente Enviado por Carlos Andres U... (no verificado) el Mar, 01/27/2015 - 17:52

hola buen día como están bueno les cuento soy estudiante de primer semestre de Pregrado DE COMUNICACION SOCIAL Y PERIODISMO, debido al problema de la plataforma solo pude inscribir 16 créditos de mis 18 por falta de cupo me gustaría que me ayudaran haber como puedo completar mis créditos ya que es plata que yo como estudiante estoy perdiendo espero me puedan colaborar muchas gracias por la atención prestada que estén bien

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