Bogotá, Noviembre de 2013.

Estuvimos hablando con José Luis Valbuena, líder funcional del proyecto que busca la implementación de nuevos módulos en el Oracle Business suite que se viene usando en la UJTL, esto fue lo que nos contó acerca de los avances en materia de pruebas a la herramienta.

¿Actualmente cuál es la labor que viene realizando el equipo de proyecto?

En este momento la herramienta se encuentra sujeta a pruebas, las cuales se han venido realizando por los líderes funcionales del proyecto y los consultores de Oracle, los avances que se tienen actualmente hacen referencia a los documentos de los módulos que se venían trabajando junto con sus mejoras y los que se van a implementar. 

Se viene realizando una revisión de las funcionalidades de los módulos actuales, en el caso de compras se cuenta con una interfaz web para los compradores, para que sea mucho más dinámica, se van a hacer mejoras a la interfaz que permite que las áreas hagan sus solicitudes de compra de tal manera que los trámites sean más efectivos.

En cuanto a los módulos nuevos, un caso particular, es el caso del portal que se dispondrá para que los proveedores puedan consultar información en línea, para programar sus órdenes, sus pagos, programar recepciones, actualizar información comercial. 

Módulos como el de legalización de gastos van a facilitar que los funcionarios que realicen anticipos lo puedan hacer en la aplicación, lo que reducirá tiempos en el trámite, puesto que ya no será necesario diligenciar formatos en Excel, no tener que hacer escaneos y mucho menos tener que enviar correos, la aplicación permitirá adjuntar la documentación requerida para realizar este proceso, generando un registro en el sistema que puede ser verificado por los administradores de este módulo.

¿Cuándo estará en vivo el Oracle Business Suite?

Teniendo en cuenta el cronograma de trabajo del proyecto, tenemos presupuestado que hacia el mes de marzo de 2014 estemos implementando la herramienta y en abril estaría ya en uso, es claro que en el primer semestre del próximo año capacitaremos a los usuarios y haremos monitoreo a la herramienta para que esté estable y funcione sin novedades. 

¿Cómo se compromete con el cambio el proyecto?

Somos cuatro líderes funcionales, estamos trabajando para que el proyecto supla las necesidades de la universidad, yo ya he estado en el tema, en un proyecto anterior fui promotor de cambio, tengo algo de experiencia en esto, habría que ver si mis compañeros se contagian y se suben a la balsa del cambio, yo tengo muy buenas expectativas en cuanto a los cambios que se avecinan, que sí, es verdad que cuando hay cambio hay resistencia, pero si demuestras que los beneficios son grandes puedes generar grandes logros. 

¿Cuál es la labor del equipo de consultores del proyecto?

Los consultores de proyecto se encargan de hacer los levantamientos de los requerimientos de la universidad, mirar los parámetros para generar los escenarios de prueba que se vienen realizando y asesoran a los líderes en temas técnicos de la herramienta y están al tanto de los desarrollos que se deban hacer en cada fase, son expertos en los módulos que se quieren implementar, eventualmente nos acompañan líderes de cada área como de compras, activos fijos, almacén, mantenimiento, dirección administrativa, tesorería y contabilidad, que cuentan con la experiencia requerida para direccionar los cambios que se generan.

Próximamente te estaremos contanto más de los avances de los proyectos y cómo se vive dentro de cada uno de ellos.

Si deseas contactarte con nosotros, escríbenos a creser@utadeo.edu.co queremos conocer tus aportes, inquietudes y solicitudes.